今天的组织在运营和与客户联系时创建了大量的文档和数据, 合作伙伴, 以及其他利益相关者. 即使有很多 考虑无纸化，他们继续从他们的许多工作流和系统中创建、接收和共享文档.
创建和编译文档相对容易. 对它们进行组织和存储以使它们易于访问和安全是大多数团队遇到问题的地方. 本文将分享在组织中安全管理文档所需的所有知识. beat365app下载-bet356体育ios下载中文版安卓APP -apple app store将介绍如何实现一个文档管理系统, 你可能面临的挑战, 并着重介绍了一个文档管理系统的主要功能.
什么是文档管理?
文档管理是指组织如何在业务中使用、管理和存储文档. 这些文档可能有不同的格式, 比如pdf, 图片, 视频, audio, 电子表格, 代码包, 等.
大多数文档管理系统侧重于数字文件，而其他的存储物理项目或两者兼有. 文件管理系统是公司所有信息和档案的唯一真实来源. 当任何有权利的人需要什么东西时，他们知道去哪里找.
使用文档管理软件在很大程度上有助于简化文档生命周期管理过程. 您可以设置要管理的自动化工作流和流程, 更新, 并保存公司共享和使用的文件. 文档管理还有助于维护:
- 与团队、客户和合作伙伴的保密性
- 工作流程和系统的效率
- 符合行业标准和监管机构
行动计划的目的是什么?
在实施新的文档管理系统或更新现有系统时, 您应该首先计划流程应该如何进行. 您希望清楚地了解如何添加、组织、存储和检索信息.
分享你的 行动计划 与您的团队一起确保每个人都遵循指导方针前进. 您的行动计划应考虑到管理现有和新文档以及数字和物理副本. 确保在将新系统推广到整个组织之前先在小范围内进行测试.
文件管理系统是如何工作的
文档管理系统以多种方式组织文档，例如.g.、文件类型、数据类型、安全性或优先级. 当接收到或创建新文档时，将捕获它们并将其移动到系统中.
此时，文件管理系统可能会自动向文件添加更多信息.g.、内部标记、标签和元数据，例如谁创建或上传文档以及何时.
然后，文档管理系统根据先前设置的规则对新文档或数据进行排序和存储. 您可以限制权限并编辑敏感文档中的信息, 所以只有经过批准的用户才能查看或进行更改.
什么是文档存储库?
文档存储库是文档管理系统的存储部分. 虽然它的主要功能是存储文件，但它不仅仅是一个简单的文件柜. 文档存储库通过提供基于每个标准的分级权限级别来保护和限制对公司内部文档的访问.
当团队使用文档存储库时, 他们将矛盾的数据最小化, 通信事故, 以及组织内部的错误信息. 这在与外部方和合作者(如第三方供应商)合作时尤其有用. 现代文档存储库自动清理和更新您的数据库, 删除重复条目和冗余.
为什么公司需要文件管理系统软件?
在当今的商业格局中，随着COVID-19的持续影响和转向 混合或远程工作, 创新企业的所有者和管理者早已不再使用专门的系统进行管理, 存储, 共享文件.
公司实施文件管理系统，从进出组织的文件和数据中获得控制和洞察. 是否 远程工作 或者在办公室, 您希望确保所有员工都使用他们工作时使用的最新版本的文件，而不会有太多的麻烦或来回的电子邮件.
团队成员可以轻松地添加注释, 建议, 并在文档管理系统软件中标注, 让合作变得容易, 沟通, 审查, 批准工作.
文档管理系统软件还通过创建文档从创建到修改和分发的生命周期跟踪来解决安全性和数据审计问题. 这有助于内部问责，或促使行业主管部门进行外部审计.
文档管理系统的好处是什么?
实施文件管理系统的好处是显著的和快速复合-文件管理系统行业的市场价值预计 增加至$6.到2023年达到780亿美元. 实施文件管理系统的主要好处包括:
- 提高协作和团队精神: 文档管理系统确保团队成员始终能够访问最新的文档版本.
- 增强的安全: 文件管理系统确保进入和离开组织的文件是安全的，并安全地存储在中央, 所有团队均可访问的无障碍平台.
- 合规和审计: 文档管理系统帮助跟踪文档从创建到编辑和下载的历史. 这些信息对于行业合规实践和被审计的业务至关重要.
- 易于获取信息: 文档管理系统通常具有强大的搜索功能, 使团队在需要时更容易找到正确的文档.
- 提高生产力: 使用文件管理系统意味着员工不必浪费时间在多台电脑上查找文件, 应用程序, 或者基于云的平台. 任何具有正确访问权限的人都可以通过使用搜索栏快速轻松地找到他们需要的文档.
文档管理的挑战是什么?
尽管文档管理有这么多好处，但仍然存在一些需要注意的挑战. 这些包括:
- 鉴定事故: 识别和分离带有敏感信息的文档可能具有挑战性. 进入组织的机密文件可能不会立即被识别，因此不能公开共享. 在设置系统时, 确保针对不同类型的文档有明确的安全级别策略.
- 改变格式: 不断变化的文档格式空间可能对旧的文档管理系统构成挑战. 系统可能无法处理新的文档格式. 想象一下尝试将一个ZIP文件或音频文件存储在一个物理文件柜中. 这是不可能的. 这可能会产生兼容性问题，因为文档管理系统必须能够升级以接受新的文件格式.
- 入职时间长: 这取决于你选择的系统, 在培训您的团队使用该系统时，您可能会面临很长的入职时间. 没有人使用的文档管理系统首先就违背了创建一个文档管理系统的目的.
如何实施文件管理系统
实现文档管理系统是一个简单的过程. 按照下面的步骤开始.
1. 检查当前的文档管理流程
第一步是回顾您的组织在其当前的文档管理系统中缺乏什么. 考虑文档生命周期中的每一个步骤:哪些团队成员创建或接收这些文档? 它们是如何共享和使用的? 谁拥有访问权限并可以进行更改? 他们能做出什么样的改变?
明确每个团队成员如何使用, 管理, 与公司文档的协作有助于确定您的文档管理系统将如何工作.
2. 根据您的需要测试并选择一个文档管理系统
在整个组织范围内启动之前，先阅读客户评论并小规模地测试文档管理系统. 这种方法确保您不会投资于不符合您需求的系统. 要评估一个文档管理系统是否适合你，需要问的问题包括:
- 它能和你的集成吗 项目管理 软件?
- 它是否支持您的组织使用的所有文件类型?
- 它是否使访问和查看文档变得容易?
- 是否有多种方式来呈现信息, 比如一个列表, 网格, 图表, 以及缩略图库?
- 团队成员可以对文件和文档进行注释和评论吗?
- 文件管理系统是否满足法规遵从性和安全需求?
- 它有很好的搜索功能吗?
- 用户可以从任何位置下载所需的文档吗?
- 雇主入职过程通常需要多长时间?
当您发现一个适合您的系统时，请IT团队在设置之前对其进行检查.
3. 设置文档管理规则
下一步是为文档管理系统中可能采取的每个操作创建过程. 这包括从上传和添加元数据到进行更改的所有内容, 下载, 以及检索存档信息. 一旦您的程序和政策到位, 在系统中上传和排序现有文档，并允许您的团队开始使用该系统.
在最初的几周或几个月里继续测试新系统. 与团队领导和团队成员建立回顾会议，收集反馈并确保系统按预期工作. 审核整个文档管理工作流程, 包括自动化方面和人工数据入口点.
在文档管理服务中寻找的特性
适合你的文档管理系统高度依赖于你的组织需求. 您在当前系统中注意到的缺陷应该说明新系统的最重要特性. 文档管理系统的基本特性包括:
- 基于云计算的: 无论员工是否在办公室工作，公司文件都应该是可以访问的. 基于云的文档管理系统使得拥有正确访问密钥的任何人都可以轻松地登录并访问所需的信息.
- 自动化功能: 自动化的文件管理系统保证了精简和连接的工作流程，根据您设置的规则. 这有助于减少手动数据输入和其他低价值任务，如更新元数据和版本控制标记.
- 强大的搜索能力: 正确的文档管理系统可以方便地快速搜索文件和文档. 它提供了一种安全、方便的方法来深入挖掘和检索所需的信息.
- 权限级别: 文档管理系统应具有不同的权限级别，以便管理员和管理员为不同的文件和员工设置特定的权限.
- 版本控制: 文档管理系统必须有清晰易懂的版本控制, 允许用户知道文档何时更新以及由谁更新.
一个文档管理系统要多少钱?
与任何类型的软件系统一样，文档管理系统的价格各不相同. 您可以使用订阅服务或购买永久许可证. 价格取决于功能, 文件的数量和大小, 团队成员人数, 以及软件托管的方式/位置.
订阅文档管理服务从每个用户每月15美元到约200美元不等. 有些系统有免费或免费增值计划, 但这往往不足以满足长期的业务需求. 大多数文档管理系统软件解决方案都是云托管的, 但有些公司提供内部安装选项.
谁负责文件管理系统?
较大的公司可能有专人负责监督文件管理系统中的活动. 此人可能是记录经理或文档控制管理员. 在较小的企业，办公室经理或企业主可能负责.
许多公司介于两者之间, 由指定的团队成员运行系统, 通常是IT或人力资源部门经理. 这些职位的员工擅长使用管理软件完成工作，并对数据安全和法规遵从性有很强的认识.
谁将从文档管理系统中受益?
使用强大的文档管理系统对大大小小的企业都有好处. 对于需要文档的公司来说，这是一个理想的解决方案, 文件, 和数据, 收到, 创建, 并不断分享.
文档管理系统的用户受益-员工可以轻松地完成他们的工作，无论他们在哪里工作, 每个人都知道文档什么时候发生了变化.
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