最近商业技术的快速创新导致了一个 工作速度和利润的复合增长 但并没有以同样的方式影响员工的工作时间或工作量. 随着技术的发展来解决老问题, 新的(有时更复杂的)问题出现了, 让员工捉襟见肘，寻求快速行动 提高效率的技巧 充分利用每个工作日.
非常高效。 工作负载管理 帮助 项目 管理者和团队在最大限度地提高生产力的同时减少过度工作或倦怠的风险.
本文着眼于几种创建有效的 工作负载管理 系统. 巴黎人官方在线-澳门巴黎人酒店预订|澳门巴黎铁塔将分享分析和管理团队工作负载的10个技巧和5个步骤，并讨论如何使用Wrike的方法创建一个精简的流程 项目管理软件.
什么是工作负载管理?
工作负载管理 是识别的过程吗, 优先级, 分配任务, 责任, 以及团队内部的资源来完成项目和实现既定目标.
这个过程是双管齐下的. 一方面是规划，一方面是规划.e., 识别和分配必要的资源(如时间), 人员, 预算, 和材料)来调动团队和启动项目.
另一方面是工作流和 业务流程管理, i.e., 定义角色和期望，建立结构和系统，使团队成员能够更好地一起工作，从而始终如一地交付成功的项目.
为什么工作负载管理很重要?
有效的 工作负载管理 帮助管理者充分利用所有可用资源. 每个新项目都会考虑到团队成员的优势和能力, 随着时间的推移，跟踪性能，为未来的项目规划收集见解.
通过工作量计划和管理，团队可以减少 社会惰化 —一些团队成员在团队中工作较少的情况, 让其他人来收拾残局，把项目完成.
其他重要的好处 工作负载管理 包括:
- 改进项目计划: 有意的 工作负载管理 收集显示团队和个人能力的数据 吞吐量估算任务持续时间，以及关键项目资源的覆盖范围. 随着时间的推移，这些会成为有价值的见解，帮助项目经理改进未来的项目计划.
- 减少浪费: 工作负载管理 跟踪组织中的共享资源. 无论是涉及到人员、材料、成本还是时间， 工作负载管理 帮助团队确保组织资源得到最佳分配，并用于实现公司的主要目标. 实现 工作负载管理软件 在团队工作流程中，所有参与者都可以很容易地看到可能存在浪费或剩余的地方.
- 促进项目的成功交付: 有效的组织 工作负载管理 流程使员工能够在合理的时间内把工作做到最好. 这为员工提供了提供高质量工作的空间， 保持心理健康，并取得持续的成功. 拥有良好工作量管理实践的团队更专注，更投入，总体上产生更好的结果.
- 提高团队士气: 没有 工作负载管理, 社会游手好闲和其他消极的工作行为可能不受控制, 导致员工的生产力和士气下降. 那些努力工作的人可能会失去动力, 而那些什么都不做的人可能永远没有机会成长. 有效的 工作负载管理 确保每个人都能最大限度地发挥自己的能力, 有足够的挑战来帮助他们学习和提高，而不会倦怠.
- 流线合作: 最后, 工作负载管理 营造一个促进开放沟通的工作环境, feedback-sharing, 和团队合作来实现既定的目标. 管理者可以决定如何最好地共享可用资源, 委托, 与团队成员沟通时间表. 当团队成员被工作量压得喘不过气来的时候，他们可以向经理倾诉，或者向团队成员寻求支持.
如何分析工作量?
为了有效地管理团队工作负载，您必须从工作负载分析开始. 想想你希望用你的 工作负载管理 努力,e.g.，提高团队生产力，识别表现不佳的资源，或减少员工之间的过度工作 队里的明星队员.
当你知道你想要的结果, 您可以开始进行工作量分析，以确定当前工作流程和系统中的不平衡，并指出需要改进的地方.
问:
- 项目是如何分解并分配给团队成员的?
- 谁审查和批准可交付成果?
- 重复的任务需要多长时间? 它们可以被工作流自动化工具消除吗?
- 分配给特定项目的资源过多还是过少?
检查谁做了什么，检查团队成员的职责和工作量. 注意可以改进工作流和工作负载分布的差距和可能的调整. 然后, 与你的团队见面，听取他们的意见，收集他们对工作负荷的感受和管理意见.
一旦你有了这些见解, 您可以开始采取行动来解决差距，并更公平有效地管理团队工作量. 定期回顾团队的表现，看看工作量变化的效果如何. 如果需要，可以随时修改和调整你的流程.
管理员工工作量的10大建议
有几种方法可以管理员工的工作量. 取决于组织的系统和输出, 领导者可能会关注时间跟踪和管理等策略, 任务优先级, 或自动化 工作负载管理工具.
不管你的组织的方法如何, 以下建议可以帮助你更好地管理员工的工作量:
- 设定明确的目标和目的: 公司领导和管理人员必须花时间明确未来一段时间或项目的主要目标和目的. 设定目标可以让每个参与的人都清楚需要完成什么，以及他们可能如何参与. 目标定义了项目的范围, 团队规模, 以及与其他正在进行的项目的边界或相似之处.
- 识别和分配资源: 从目标, 项目经理可以设计一个计划来分担工作量，并将团队成员的优势和能力与所涉及的任务相匹配. 在这个阶段，时间、材料、设备和预算等资源也是共享的.
- 建立角色和指挥链: 取决于项目团队的规模和范围, 可能有必要在团队中定义角色和职责，以确保工作通过每个阶段并达到标准. 定义角色包括将职责委派给特定的团队成员或小组, 让每个人都知道他们的团队成员在做什么以及他们下一步需要做什么.
- 优先任务: 任务优先级通过确定和优先处理最重要或最紧急的任务，帮助经理和员工有效地将他们的日常注意力集中在最重要或最紧急的任务上. 任务可以根据紧急程度排序, 重要性, 战略联盟, 或投资回报率(ROI).
- 制定一个时间表或时间表: 制定工作时间表或时间表有助于将较大的任务或项目分成可管理的小块，并确保项目按时完成. A 工作分解结构 (WBS)在这个阶段很有用. Wrike提供了一个 WBS模板 简化流程并节省每个新项目从头开始的时间.
- 监控进度并根据需要调整计划: 工作负载管理 继续超越创建项目计划和进度表. 在项目进行过程中评估团队和个人的绩效以及项目进度有助于发现 约束，潜在风险，或 日程安排冲突，允许团队主动减轻它们.
- 与团队成员清晰沟通; 沟通是团队的基石 工作负载管理. 这有助于在潜在问题或瓶颈成为主要问题之前识别它们. 鼓励对工作量、期望和截止日期进行开诚布公的沟通. 最好使用 工作管理软件 简化与项目相关的对话，并确保每个人在任何时候都在同一页面上.
- 跟踪和管理任务期限: 监视并检查完成重复项目任务所需的时间. 这提供了全面的数据，帮助您交付更成功的项目，并在不过度拉伸员工的情况下满足他们的能力. 回顾每个人的进度，如果你发现有人在努力，就调整他们的工作量. 这可能意味着调整团队的项目范围或为个人重新分配任务. 鼓励团队成员有效地利用他们的时间 最大限度地减少干扰 在时钟上.
- 需要时寻求帮助或支持: 建议团队成员在不堪重负时主动寻求帮助. 而不是错过最后期限或让计划好的任务落在一边, 他们可以向其他团队成员寻求帮助，也可以向经理求助. 在每个人都有很多事情要做的情况下, 管理人员可以审查任务优先级，看看哪些任务可以放到次要位置，或者考虑将一些任务委派给支持员工或外部贡献者.
- 提供培训: 考虑为努力跟上工作量的团队成员提供额外的培训或资源. 这有助于培养他们的技能，提高他们承担更多任务的能力, 提高公司的整体工作负荷能力.
有效工作负载管理的五个基本步骤
现在，巴黎人官方在线-澳门巴黎人酒店预订|澳门巴黎铁塔进入创建 工作负载管理 过程. 按照以下步骤帮助您管理员工的工作量:
1. 从项目计划模板开始
在管理员工工作量之前，您必须从定义好的项目计划开始. 这有助于你设定明确的目标，并将其分解为团队可以在合理的时间范围内处理的项目和任务.
使用一个 项目计划模板 使您的项目计划标准化，节省创建和组织新项目的时间. 使用模板, 您可以通过简单地将模板复制到新的项目文件夹中并调整日期来快速启动类似的项目, 范围, 还有其他细节.
项目计划模板 提高对整个工作计划的可视性. 它们可以作为一站式文档来收集和管理项目的所有活动部分:时间表, 角色, 到期日期, 分配的资源都可以输入, 更新, 并使用 项目计划模板.
2. 考虑一下你的团队当前的带宽vs. 当前工作负载
一旦你制定了项目计划, 下一步是根据团队的能力检查并调整工作量. 工作负载管理软件 让您看到团队成员的 分项工作负载 和可用性, 帮助你收集一个关于你的团队能做多少和多快的真实的账户. 这些见解能让你更自信地制定计划, 最大化可用资源, 减少任何团队成员过度工作的机会.
在考虑团队带宽vs. 当前工作负载:
- 即将进行和正在进行的项目: 看看目前正在进行或即将进行的项目. 考虑每个任务需要多少时间和资源，以及它将如何影响团队的工作量.
- 员工休假时间(PTO): 查看团队成员的假期和PTO时间表可以确保您确切地知道在任何给定时间有多少人可以在项目上工作.
- 专业领域: 考虑团队成员的技能和专业知识. 是否有特定的任务只有特定的团队成员才能处理? 注意它们的可用性，并组织工作负载以考虑到这一点.
- 个人和团队能力: 考虑团队成员的带宽. 他们是否能够承担额外的工作，或者他们已经筋疲力尽了? 如果团队达到了容量, 可能有必要推迟不太重要的项目，或引入支持人员或外部贡献者.
- 项目优先级: 评估每个项目的优先级，并确定哪些项目应该优先. 这有助于确保最关键的任务按时完成, 即使其他不太重要的事情被推迟了.
3. 根据紧急程度和技能分配任务
在整理好团队的可用性之后, 下一步是根据紧急程度和技能来分配项目任务. 这将通知 关键路径 您的项目工作流程和时间，以及每个团队成员的工作量.
你可以用 项目优先级 方法如下 莫斯科 或者是 艾森豪威尔矩阵 确保优先解决最紧迫、最重要的任务. 分享 your matrix with team members to enable them to understand what tasks are important and why; then, 将优先级最高的任务分配给最适合的团队成员.
工作负载管理软件 这就派上用场了. 这些工具使得根据团队和个人能力对项目任务优先级进行排序和交流以及管理工作负载变得容易. 当考虑哪个团队成员应该完成每个任务时, 看看他们的技能、能力和可用性. 他们能接受这项新任务并按时完成吗?
在确定任务的优先级和分配任务时，请记住以下几点:
- 项目时间: 确定您的 关键路径 -必须在其他人开始之前完成的任务-在项目截止日期前完成，并将其委派给最合适的团队成员或小组. 然后, 转到不太重要的任务，并将其分配给其他可用的团队成员, 考虑到他们的优势和可用性. 确保你允许一些 自由松弛时间 在您的项目时间轴中 调度 确保交付成果提前或按时提交，而不是推迟.
- 工作范围: 确保委派的任务涵盖项目的整体范围，并且团队成员了解他们的工作如何适应更大的图景. 回顾主要目标和分配的任务. 为了更快地执行，你可能会发现错过的间隙或机会，将中等规模的任务分解成更小的部分.
- 团队技能: 你的团队技能, 能力, 承诺对于管理工作负载和最大化资源是至关重要的. 如果一个项目是敏感的, 紧急的, 或高价值, 你想和最可靠、最有经验的团队成员一起工作. 但你不想让他们过度劳累，而让其他人无事可做. 找到一个平衡，让你的明星玩家保持投入, 动机, 并且在训练他人最大限度发挥自身优势的同时，也很投入.
- 资源分配: 有时, 一个组织中多个正在进行的项目可能同时需要相同的资源. 鼓励管理人员一起工作，共享和分配资源.g.(人才、时间、预算和材料)按优先顺序分配给各种任务.
- 变化和 风险管理: 考虑团队成员处理项目任务时可能出现的任何潜在风险或挑战. 制定和沟通应急计划，以应对发生的风险. 这有助于预防 瓶颈 获得管理层的许可，并授权团队成员管理他们的工作量并保持项目的进展.
4. 为你的团队设定绩效预期
现在您有了项目计划，并为团队成员分配了资源和任务, 你必须为所有相关人员设定明确的绩效预期, 无论是内部团队还是外部合作者.
澄清和沟通交付标准. 让团队成员知道什么是成功的任务或项目. 将一个 最小可行巴黎人官方在线-澳门巴黎人酒店预订|澳门巴黎铁塔(MVP) 足够了? 还是赞助商期望一个完全完整的巴黎人官方在线-澳门巴黎人酒店预订|澳门巴黎铁塔?
沟通绩效期望确保项目任务输出达到标准, 提高客户和利益相关者的满意度. 确定业绩预期的两种常见方法是:
- 敏捷 项目管理: 敏捷团队在短时间内工作，并专注于随着时间的推移改进和交付不断增加的价值.
- 传统的项目管理: 团队采用传统的管理技术，专注于立即创造完美的结果.
工作管理平台S提供工具，如 看板 为了方便更新和协作， 甘特图 跟踪项目进度和进度, 当你偏离设定的目标或截止日期时，实时报告会显示出来. 这些工具将工作负载规划和管理与性能跟踪同步, 这意味着你更有可能获得成功.
5. 要灵活，并根据需要进行调整
在这一点上，大部分的艰苦工作 工作负载管理 完成. 监控项目的进度, 资源可用性, 外部环境可以帮助您在风险成为大问题或阻碍整个项目之前预测和减轻风险.
定期回顾和评估项目进度和团队绩效，并对计划进行必要的修改. 这可能需要重新评估优先事项, 调整时间, 或者寻求额外的资源或支持.
意想不到的问题, 比如一个团队成员生病了, 会使你的项目偏离轨道，如果你没有 变更管理流程 设置. 乐于接受员工和利益相关者的反馈，并不断迭代，为团队和组织创造更好的结果.
使用Wrike的工作负载管理工具和软件
工作管理平台像Wrike这样的人消除了……的复杂性 工作负载管理. Wrike为规划提供了模板和虚拟协作工作区, 委托, 并从头到尾跟踪项目绩效.
Wrike还提供工作流自动化功能，帮助团队节省花在重复性工作上的时间, 低价值的工作, e.g.，更新电子表格，准备和分享报告. 有了这些功能，公司领导和管理人员可以更轻松地管理他们的工作量.
此外，Wrike还提供了一个 工作负载视图 简化团队和 工作负载管理 进一步. 使用工作负载视图可以让管理人员一目了然地看到所有团队成员在指定时间段内的工作情况. 你可以放大或缩小. 视图是动态的和交互式的，允许您进行更改和 优化工作流操作项. 当您对正在进行的项目进行更改时, 新的任务和更新将通过电子邮件通知和Wrike活动流自动与团队共享.
您是否准备好控制您的工作量管理流程并为您的团队设计更好的系统，以便在良好的健康状态下贡献他们最好的工作? 今天就试试Wrike的工作管理平台吧. 开始吧。 免费试用两周.
