项目管理软件
项目管理指南
项目管理软件概述
团结你的团队，让他们作为一个整体来工作，是项目成功的必要条件. 但是没有合适的项目管理软件, 你可能会加倍努力，而不是优化它们. 想想你花在处理电子表格和管理满溢的收件箱上的时间. 有了正确的项目管理软件，您可以更有策略地使用您的资源.
有两种类型的项目管理软件是为了更有效地管理工作而设计的:工作管理/协作工具和个人生产力工具.
个人项目管理软件
对于一个需要轻量级的人来说, 基于web的软件来管理他们的项目, 个人项目软件非常适合.
它比更全面的项目管理解决方案具有更少的特性，但也适合于管理项目组合. 如果您需要试用或只需要基本的项目管理解决方案, 这是一个很好的开始.
协同项目管理软件
协作项目管理软件对于需要低技术解决方案的大型团队来说是一个完美的选择. 它允许所有团队成员轻松地访问、查看和协作项目任务.
同时它也适用于较小的团队, 对于同时发生不同项目的大型团队来说，这可能是不够的. 如果成员不能整理和链接来自不同项目的数据，团队生产力就会受到影响.
集成项目管理软件
一个统一的, 集成项目管理解决方案最适合具有大型项目组合的公司或不同项目的不同团队. 它提供了一个集中的信息数据库, 数字资产, 不同的团队成员可以根据他们的需求访问工作流.
通过直观的仪表板，用户可以基于权限访问跨项目的数据和信息. 团队可以概述任务依赖关系, 跟踪时间, 安排的任务, 并使用内置的消息传递功能进行协作.
项目管理工具可能因团队而异, 但大多数是帮助用户规划的计算机程序, 执行, 并在一个集中的虚拟位置管理项目.
您可以使用项目管理软件进行以下任何操作:
谁应该使用项目管理工具?
任何管理项目的人都可以从项目管理软件中受益. 即使你没有管理正式的项目，或者没有“项目经理”的头衔,“项目管理软件仍然是有用的.
许多不运行正式项目的公司使用软件来进行计划, 组织, track, 监控, 并执行他们的工作.
这些工具有许多不同的形式，就像项目本身一样. 例如, 你的一些计划可能是简单的过程，只涉及你和另一个人, 而另一些则需要多个团队数月(甚至数年)才能完成. 这里有三种工具可以帮助管理任务和团队合作.
A. 实时即时通讯工具
一个允许人们与远程同事进行实时通话或视频聊天的工具对任何企业都是必不可少的. 你需要在会议上听取同事的意见, 如果你也能看到它们就更好了(因为), 体育盘口-首页-apple app store排行榜都知道, 在这些情况下，非语言交流也同样重要。.
即时通讯市场竞争激烈. 松弛, 变焦, 谷歌视频群聊, Skype, 喋喋不休, 和脸谱网 Messenger以及越来越多的移动优先应用程序主导着这一领域.
B. 知识库工具
想象一下，有一个地方可以储存团队的智慧, 所有成员都可以通过可搜索的数据库访问. 您可以使用诸如内部博客或wiki之类的知识库工具来完成此任务 Wrike可以做得很好). 这些工具使您能够记录过程并记录专业知识或最佳实践，以便与团队共享, 所以所有人都可以获得这些信息.
个人生产力工具
一般的工人是 每11分钟分心一次. 消除干扰并专注于工作是一件很有挑战性的事情, 这就是为什么许多人转向有用的生产力工具. 生产力应用程序可以消除警报和通知, 迫使您一次只关注一个浏览器选项卡, 淹没你周围办公室(或家庭办公室)的噪音, 组织你的工作. 体育盘口-首页-apple app store排行榜在这里列出了10个有用的工具: 10个免费的生产力应用程序来完成工作
然而, 许多组织发现这些工具不够灵活，无法适应每一种类型的项目. 仅使用电子邮件和群组消息进行项目管理会导致信息丢失, 文档版本问题, 在优先级和任务依赖性方面缺乏清晰的认识. 这就是项目管理软件的用武之地.
为什么要使用项目管理软件?
管理一个没有合适软件的项目是可能的, 但这将增加过程中出错和效率低下的风险. 项目管理软件允许可视化和协作的便利性.
虽然可以使用电子表格进行项目跟踪， 这需要大量的时间和精力. 手动更新电子表格会增加出错的风险. 让团队的其他成员看到更新, 电子表格必须重新保存并重新上传到一个中心位置.
项目经理在使用电子表格时可能遇到的其他问题有:
- 存在同一文件的多个版本, 导致混淆哪个是最准确和最新的
- 信息同步困难，人们无法实时协同工作
- 由于在多个地方多次上传和下载电子表格而产生的潜在安全问题
- 难以及时记录发展和更新
项目管理软件将帮助您克服所有这些问题.
这里有 其他15个原因 人们为什么选择使用项目管理软件:
- 您可以轻松地从旧文件和模板中创建新项目和任务
- 对现有项目和任务的修改将自动更新到任何链接的任务上, 依赖关系, 以及其他实时变量
- 您可以构建报告和指示板来帮助您可视化项目性能
- 与手动跟踪方法相比，丢失进度的风险更小
- 涉众可以查看实时进度和报告
- 在一个地方看到所有内容可以让您更清楚地了解项目的整体健康状况
- 您可以设置警报，以通知您新的或过期的任务
- 以前项目的学习和文档可以存储在一个集中的位置
- 您可以集成Dropbox、OneDrive和谷歌驱动等应用程序来提高效率
- 您可以协调任务和自动化工作流，以便团队成员知道何时开始他们的工作
项目管理软件的好处是什么?
项目管理软件 对所有公司都有利 管理项目，无论组织规模或行业如何. 该软件提供了任何人都可以使用的项目计划和资源管理功能, 包括那些没有正式项目的企业.
任何需要有效估算方法的公司, 规划, 跟踪, 交付, 采用项目管理软件可以为他们的服务计费. 它允许你去创造, 实现, 并为您的团队和业务管理高效和优化的流程.
以下是实施项目管理软件的三个主要好处:
集中
项目管理软件为您的团队创建了一个中央工作区和知识库. 集中化可以更容易地跟踪任务和项目，减少混乱和不准确.
这种可见性 改进未来项目的计划和估计. 时间日志允许你回顾过去的项目，并预测特定任务需要多长时间, 帮你计算计费小时数. 您还可以使用这些信息来确定潜在的项目是否有利可图.
项目软件还减少了手动跟踪和编译数据所需的人力和时间. 使用手动方法，如电子表格, 总有人为失误的风险, 更新延迟, 并且拥有同一文件的多个版本. 有了软件，你可以很容易地维护一个单一的真相来源.
协调
项目管理软件可以帮助团队协调任务并使工作流程自动化. 当团队成员需要开始工作时，它会通知他们, 这样可以减少延误和对中间人的需求.
项目管理软件还提供对进度、障碍和成功的洞察. 第一名 为小型企业提供项目软件的好处 是时间跟踪. 了解每一分钟都花在了哪里，可以帮助小企业主识别并消除瓶颈. 此功能还允许及早识别延迟和问题.
没有一个集中的协调和知识共享基础, 你和你的团队可能会成为文件放错地方的受害者, 误解, 以及对责任和进度的猜测. 项目管理软件确保质量不会受到影响，任务不会超过必要的时间.
沟通
流线型的沟通是项目管理软件最重要的好处之一. 企业 比以往任何时候都更加依赖远程团队合同工和自由职业者. 公司能够做到这一点正变得越来越重要 有效沟通 与团队成员在办公室和其他地方.
使用基于云的项目管理软件, 虚拟团队和涉众可以从任何地方登录到您的中央工作区, 在任何时候. 这种全天候的连接使您可以轻松地跨越国家和时区进行通信.
项目管理软件为所有关键方提供即时访问更新, 进度报告, 和项目通知，无论他们在哪里. 利益相关者再也不用等着别人给他们发一份陈腐的报告了. 一个集中的集线器可以让每个人都对任务留下反馈, 消除长时间, 难以理解的邮件主题.
流程标准化
随着项目数量的增加，团队必须重复许多活动、工作流和过程. 项目管理软件有助于这些任务的自动化和标准化.
例如, 如果有新的团队成员需要加入, 他们可以检查软件的工作流程，并迅速跟上团队的工作方式.
干系人经常以不同的格式或来源提出项目请求. 拥有多功能项目软件, 团队可以标准化项目请求表单，并为其接收设置警报. 每当有新的功能请求出现时, 它将以标准格式自动发送给已识别的涉众.
流程和工作流可以标准化, 有组织的, 并存储在称为流程管理wiki的数据库中.
预算管理
惠灵顿的项目管理报告 报告称，27%的项目超出了既定预算. 因此，保持在预算范围内是项目团队的首要任务.
项目管理软件的最大好处之一是它能够保持团队对项目数据的更新, 资源利用率, 里程碑式的进步, 和预算. 合并项目软件，允许您审查过去的项目预算和费用，以做出准确的估计. 强大的项目工具还具有内置功能，如果特定任务超出了规定的预算，则可以发送警报或通知.
当利益相关者提出与预算相关的问题时, 您可以使用项目软件来生成满足他们决策需要的定制报告.
管道的预测
将资源集中在正确的任务上是项目团队需要掌握的一项关键技能. 成功的项目经理使用管道预测来建立和跟踪项目进度的流程, 审查, 和执行.
因为公司可能有一个正在进行的项目组合, 他们需要对从战略到交付的一切都有清晰的认识. 良好定义的管道概述了有效实现项目的逻辑步骤.
使用项目软件, 团队获得实时数据，以优化竞争项目之间的资源，并在接受新的工作请求之前审查即将到来的需求. 他们可以根据依赖关系和优先级对工作进行排序.
你的团队可以预测风险, 确定最优先的项目, 并通过项目管理软件顺利管理工作流程.
从项目管理软件中获益最多的行业
一个公司维持的能力, 成长, 利润取决于它管理项目的效率.
当项目数量增加时, 团队需要稳定可靠的项目管理软件来帮助管理它们.
从IT到营销, 法律, 事件管理, 所有类型的组织都受益于使用项目管理软件. 让体育盘口-首页-apple app store排行榜来看看几个行业以及项目管理软件是如何为他们工作的:
1. 营销机构
多功能项目管理解决方案是营销机构工具包的关键组成部分.
营销项目管理 帮助团队采取每一项行动-包括在数字资产上的合作, 集中交流, 分配任务, 或者跟踪活动进展.
使用带有个性化仪表板的项目管理软件， 营销团队 能够监控社交渠道, 获得所有活动的360度视图, 并跟踪每个客户的结果.
2. 建设
道路建设项目, 铁路, 建筑, 公用事业公司, 或者其他结构可能需要数周时间, 个月, 甚至需要数年才能完成. 每个施工团队制定目标、计划任务、创建估算并控制成本.
所有建筑项目，如商业、住宅或工业，都可以从使用中受益 施工管理软件.
具有可靠的项目数据源, 团队可以访问准确的信息, 自动化可重复的操作, 更有效率地工作.
3. IT
虽然项目管理使大多数行业受益，但它是it行业的游戏规则改变者. IT项目在设计、范围和规模上可以有很大的不同.
然而, 每个IT项目都要经历五个常见的项目阶段——启动阶段, 规划, 执行, 监控, 和闭包. 这些都是将想法转化为成品所需的基本步骤.
IT项目管理 软件允许团队使用 看板, 甘特图, 自定义报告, 以及个性化的仪表板来管理风险, 范围蠕变, 以及不断变化的客户需求.
4. 法律
许多律师事务所用简单的电子表格和物理文档管理系统来管理他们的业务. 然而，跟不上数字化转型的步伐可能会耗费他们的时间和金钱.
法律 项目管理解决方案 帮助团队组织文书工作，实现业务目标，让他们的客户更快乐.
所有的合法数据, 合同, 信息存储在一个集中的数据库中, 团队可以安全准确地为重要谈判做准备, 法院审判, 或者公司审计. 项目管理软件可以帮助法律团队简化他们的工作流程, 自动化的任务, 在一个地方整理法律合同, 并对他们的工作进行排序.
5. 事件管理
随着线上活动的迅速普及和线下会议的回归 事件管理软件 对于活动专业人士来说，这是一个无需思考的问题吗.
项目管理软件有助于计划, 组织, 并执行成功的事件, 无论是一个小的, 面对面的事件, 售罄的音乐会, 或者是一个有全球参与者的网络研讨会.
从注册, 票务, 分析, 计费, 以及楼层规划, 该软件旨在支持所有的事前和事后活动.
组织与会者信息, 收集支付, 借助活动软件，策划赞助商的详细信息变得轻而易举. 它也可以很容易地集成与其他软件的客户关系管理, 营销自动化, 支付网关, 或者会计和金融.
6. 工程
工程项目可能很复杂. 团队必须适应变化，并保持在确定的时间表和预算之内, 他们是否在管理民事, 化学, 电, 机械, 航空航天, 或者环境工程项目.
工程项目管理软件 让团队定义项目范围，并与其他涉众协作完成里程碑. 您可以使用预制模板来优化您的工作流 项目计划, 分阶段的复杂项目，以及甘特图等工具.
如何选择最好的项目管理软件
市场上有许多类型的项目管理软件, 但是为你和你的团队选择一个合适的是至关重要的. 这里有 要问的一些问题 在评估项目管理软件选项时:
- 我的团队会使用它吗?
- 可以多个部门使用吗?
- 它是否支持透明度和清晰的沟通?
- 是灵活的吗??
- 您能生成自定义报告吗?
- 它是否容易(且安全)地允许外部通信/用户?
- 它是否与体育盘口-首页-apple app store排行榜使用的其他工具集成?
在选择软件时要考虑的最重要的事情之一是您的长期策略. 让您的团队熟悉和适应项目管理软件需要时间和资源. 你要确保你选择的是一个能够与你的团队一起成长和适应的人，而不是限制它.
什么时候应该投资项目管理软件?
当你发现错过了最后期限时，投资项目管理软件是有意义的, 进程崩溃, 沟通不畅，但在这一点上, 现在可能已经太迟了. 毕竟，当你到达那个阶段时，你已经遭受了不良影响.
为了获得最佳结果，您应该在软件变得关键之前对其进行投资. 虽然很难预测你什么时候会不再使用更基本的工具， 像电子表格，这里有三个迹象表明是时候投资了.
增长
决定投资项目软件的一个重要因素是 增长率 你的生意正在进行中. 如果你的项目和团队在规模或数量上不断增长, 您可能需要项目管理软件. 随着团队的成长和地域的分散，沟通变得更加困难. 您可能还需要采用新的协作方式，例如 异步通信如果没有合适的工具，这将更加困难.
当计划扩展业务时，项目管理软件也是有益的. 如果你的任务更大，更多 复杂的项目，您将需要采用更健壮的项目管理工具. 发展您的业务需要自动化重复的管理任务. 随着你的成长，如果没有有效工作的方法，你就会不必要地浪费金钱和精力.
随着你的成长，过程也会变得更加复杂, 因此，拥有一个工具来管理所有的部分和涉众是至关重要的. 你不想错过关键的项目任务或忽视任何问题——这可能是项目成功与失败的区别.
随着公司的发展，敏捷性也是必不可少的. 需要更改流程和方法是很自然的, 项目管理软件可以全程支持您，最少的返工，不会丢失历史数据.
相互依存
在小公司里，员工可以单独工作，也可以在同一地点的小组里工作. 随着企业变得更大、更多样化，这种情况也发生了变化, 而且复杂性和协作需求也在增加.
即使你的组织没有增长, 功能结构或物理位置的变化可能表明需要项目管理软件. 如果你开始雇佣承包商或远程工作者，沟通和整合将变得更具挑战性.
增加与供应商等利益相关者的外部伙伴关系, 供应商, 而且客户也可能给你的项目增加复杂性. 例如, 如果你承担的项目需要一个分包商完成35%的工作, 如果没有合适的软件和流程，管理和监督很快就会变得困难.
效率
没有项目管理软件, 员工花更多的时间在手工任务上，比如在电子表格中输入数据. 这不仅需要花费更多的前期时间, 但它也增加了由于错误和放错位置的数据而返工的可能性.
项目管理软件减少了对手工和重复任务的需求, 让你的团队腾出时间进行更多的分析和大局规划. 这个功能也有助于确保他们不会超载，人们会参与其中，感到快乐.
毕竟，人们往往在工作中更有成就感 当他们在做有价值的事情时而不是一遍又一遍地完成重复的小任务. 当他们的电子表格崩溃时，没有人会高兴, 他们花了三个小时仔细研究的报告就没了.
如果您的团队成员在不断增加的工作量和简单的工具在大型复杂文件的重压下崩溃的情况下越来越挣扎, 是时候投资项目管理软件了.
工作管理软件的成本是多少?
项目管理软件的价格, 或者有时被称为工作管理软件, 不同. 因素包括:
- 软件供应商: 不同公司的成本差异很大.
- 软件功能: 并非所有的软件解决方案都具有相同的功能. 例如，供应商可能提供基本的软件包以及更高级的解决方案.
- 企业规模: 项目管理软件的成本取决于用户数量和所需存储空间的大小.
大多数项目管理软件供应商提供几种不同的打包选项, 按业务规模或附加功能分隔. 看看 顶级软件供应商 看看他们的价格，看看哪个套餐能满足你的需求.
市场上有很多免费的项目管理软件可供选择, 但这些经常伴随着 隐性成本. 许多免费选项不提供培训和支持, 这意味着您需要在实现和维护系统上花费比使用付费解决方案更多的钱.
没有项目管理软件也有成本. 正如体育盘口-首页-apple app store排行榜在上一节所讨论的, 没有项目管理软件, 您将增加完成任务所花费的时间和出错的几率, 这是要花钱的.
项目管理软件使沟通和协作变得毫不费力. 当你考虑到糟糕的合作和沟通 会让你的公司损失高达62美元吗.400万年 每年，即使是最昂贵的项目管理软件也开始变得负担得起.
选择项目管理软件时的主要特点
当您的团队采用项目管理工作流时，他们可能需要一个具有某些特定功能的工具. 以下是一些需要注意的事项:
- 实时协作: 项目管理软件应该允许团队成员和涉众之间的实时协作. 用户应该能够同时访问和修改系统.
- 共享和存储文档: 您的项目管理软件应该允许您存储和共享文档, 为您的项目提供知识库.
- 成本管理: 您的软件应该帮助您跟踪和报告成本，以及监视潜在的超支.
- 报告: 可定制的报告和仪表板允许实时报告. 您应该能够根据对您重要的标准进行过滤和格式化.
- 易用性: 如果系统太复杂，你的团队就不会想要使用它.
- 模板创建: 您应该能够创建和自定义模板，这样您就不必从头开始构建每个项目和活动.
- 警告标志: 当事情偏离轨道时，系统应该触发警报或警告, 比如某项活动迟到了.
- 调度: 您将需要一个软件系统，它允许您创建一个时间表基线，并根据它监控您的实际时间表.
- 时间管理: 需要在系统中跟踪实际工作时间，以监控进度并管理劳动力成本和资源.
- 资源分配: 您应该能够分配资源角色(例如.e.会计)和个人(i.e.(John Doe)系统中的任务.
- 定制: 软件应该足够灵活，以适应组织的各种项目和过程以及团队的工作方式.
- 控制和治理: 虽然多功能性是必不可少的, 系统还需要有足够的控制和限制，以确保数据安全，并跟踪和记录批准.
- 集成能力: 该软件应与其他业务系统集成，例如您的财务管理系统.
- 独特的日历: 您将希望日历可以更改以反映您的工作日和工作时间，并更新以反映任何关闭期间或假期.
50个关键项目管理软件功能
结论
项目管理软件可以为您的企业提供显著的收益和成本节约. 如果您已经准备好体验项目管理软件的所有优点，它简单而强大, 确保选择一个值得你投资的工具.